في كثير من المنشآت النامية، يعني إقفال الشهر أن يجلس شخص واحد أمام كومة من الفواتير وتقارير نقاط البيع وفواتير الموردين، يُعيد كتابتها في برنامج المحاسبة. يستغرق ذلك أيامًا، ثم تبقى الدفاتر مختلفة عن المستندات التي جاءت منها.
حين تُبنى الدفاتر من المستندات نفسها يختفي هذا العمل. ففي نظام تُرحَّل كل فاتورة وكل سند قبض وكل عملية بيع في نقطة البيع وكل إقامة فندقية وكل فاتورة مورد وكل مصروف إلى تطبيق الحسابات قيدًا متوازنًا لحظة تسجيلها. ويصبح إقفال الشهر مراجعة لا إدخال بيانات.
لماذا يستغرق إقفال الشهر عادة وقتًا طويلًا
نادرًا ما يكون التأخير في المحاسبة نفسها، بل في الفجوات: نظام مبيعات يقول شيئًا ودفتر أستاذ يقول غيره، ومصروفات ما زالت في جيب أحدهم، وفواتير صدرت ولم تُدخَل قط. وكل فجوة يجب العثور عليها قبل أن يمكن الوثوق بأي رقم.
يسد الترحيل التلقائي معظم هذه الفجوات بطبيعته، لأن هناك سجلًا واحدًا فقط. وما يبقى هو التأكد من أن كل ما حدث قد سُجّل فعلًا، وأن لا شيء غير مكتمل متروك جانبًا.
روتين لإقفال الشهر يكفيه وقت الظهيرة
- أنهِ المسودات. أكمل أو ألغِ أي مسودات فواتير وعروض أسعار من الشهر. فالمسودات والمستندات الملغاة والمحذوفة لا تُحتسب في الدفاتر أبدًا، والمسودة المنسية مبيعات مفقودة.
- سجّل ما تبقى. أدخل إيصالات المصروفات وفواتير الموردين المؤرخة في الشهر، كلًّا في فئتها الصحيحة.
- افتح ميزان المراجعة للشهر. فهو مُتحقَّق من توازنه، لذا أنت تبحث عن أرقام تبدو غير منطقية لا عن أخطاء حسابية.
- اقرأ كشوف حسابات العملاء والموردين. اعرف مَن ما زال مدينًا لك، ومَن دفع مقدمًا، وكم تدين لكل مورد.
- طابق دفتر النقدية والبنك مع كشف حسابك البنكي. تُظهر كل حركة المستند الذي سوّته والتطبيق والفرع اللذين جاءت منهما، فيسهل تتبع أي فرق.
- اقرأ قائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية للمنشأة كلها، ثم لكل فرع أو نقطة بيع أو مبنى فندقي يهمك.
ما الذي ما زال يحتاج إلى شخص
الدفاتر التلقائية لا تكتمل إلا بقدر اكتمال التطبيقات التي تغذيها. فإن دُفع شيء خارج نظام فسجّله مصروفًا حتى يصل إلى الدفاتر. وإن ظلت فئة مصروفات تذهب إلى حساب عام فاربطها من دليل الحسابات بالحساب الذي تنتمي إليه. وإن كان محاسبك يراجع الدفاتر فامنحه صلاحية الوصول من خلال دور، بدلًا من تبادل الملفات المصدَّرة ذهابًا وإيابًا.
ليس الهدف إخراج المحاسب من إقفال الشهر، بل أن تقدم له دفاتر مكتملة يراجعها في أول يوم عمل، بدلًا من صندوق أوراق يُدخلها حتى اليوم العاشر.