تقع معظم الخلافات في مكتب الاستقبال بالفندق في آخر خمس دقائق من الإقامة. يتذكر النزيل أنه دفع عربونًا، ويتذكر المكتب مبلغًا مختلفًا، ولا تُظهر الفاتورة على المنضدة أيًّا منهما بوضوح. لا أحد يكذب؛ كل ما في الأمر أن الدفعات سُجّلت في أماكن مختلفة.
والعلاج أن يُعامَل الحجز على أنه المكان الوحيد الذي تُسجَّل فيه كل دفعة، من أول عربون حتى التسوية النهائية، وأن تُبنى فاتورة المغادرة منه.
استلم العربون على الحجز
العربون ليس عملية بيع مستقلة، بل دفعة جزئية لإقامة لم تحدث بعد. وفي تطبيق الفندق في نظام تسجله على الحجز نفسه، نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل، ويحصل على سند قبض خاص به. ثم يُظهر الحجز ما دُفع وما بقي مستحقًا.
وكذلك كل ما يُدفع أثناء الإقامة. فالنزيل الذي يمدد ليلتين ويدفع ثمنهما عند المكتب يسدد دفعة جزئية أخرى على الحجز نفسه، ولا يبدأ حجزًا جديدًا.
روتين من تسجيل الوصول حتى المغادرة
- سجّل الحجز من تقويم الغرفة نفسها. فالليالي المحجوزة مغلقة، فلا تُباع الغرفة مرتين. أضف بيانات النزيل، وهويته إن احتجت إليها.
- سجّل العربون على الحجز عند دفعه، وسلّم سند القبض الخاص به.
- سجّل وصول النزيل عند قدومه واستلم أي دفعة أخرى، كاملة أو جزئية.
- قبل المغادرة افتح الحجز واقرأ المبلغ المتبقي، ليخبر المكتب النزيل بالرقم الدقيق.
- سجّل مغادرة النزيل. فتتحول الإقامة إلى فاتورة فندقية فيها بند لكل ليلة بسعرها الفعلي، مع ضريبة القيمة المضافة، وكل دفعة سبق سدادها ظاهرة عليها.
- أرسل الفاتورة إلى النزيل بالبريد الإلكتروني أو اطبعها بالتصميم الذي اخترته.
لماذا تهم فاتورة واحدة في النهاية
قد يبدو إصدار فاتورة للعربون وأخرى للتمديد وثالثة عند المغادرة أمرًا مرتبًا، لكنه يترك النزيل بثلاثة مستندات والفندق بثلاثة أمور عليه شرحها. أما فاتورة واحدة للإقامة تُدرج كل دفعة مقابلها فهي أسهل في القراءة والتحقق والحفظ.
كما أنها تُبقي دفاترك سليمة. ففي تطبيق الحسابات، الدفعة المستلمة قبل انتهاء الإقامة مال مقبوض مقدمًا، وفاتورة الإقامة تسجل الإيراد عند إصدارها. ولأن الاثنين يأتيان من الحجز نفسه، تتفق الأرقام دون أن يطابقها أحد يدويًا.
يُرسَل إلى النزيل بريد إلكتروني في كل مرحلة من إقامته، وتُبلَّغ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عند سداد الحجز، فلا يحتاج المكتب إلى تذكر أيٍّ من ذلك. أما ما عليه فعله فبسيط: أن يضع كل دفعة على الحجز. افعل ذلك باستمرار، وتصبح آخر خمس دقائق من كل إقامة أسهل ما فيها.