يمكن أن يكون كل بند في فاتورة نظام واحدًا من أمرين: منتجًا أعددته بسعره ونسبة ضريبته والفروع التي تبيعه، أو بندًا بكلماتك تكتبه مباشرة على الفاتورة دون منتج وراءه.
وكلاهما صحيح، وكلاهما يُوقَّع ويُبلَّغ عنه بالطريقة نفسها وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويظهر الفرق لاحقًا: في مخزونك، وفي تقاريرك، وفي مقدار الكتابة التي ستقوم بها الشهر القادم.
متى يكون البند النصي مناسبًا
البند النصي هو الخيار الصحيح لشيء لن تبيعه غالبًا مرة أخرى بالشكل نفسه: أتعاب استشارة لمرة واحدة، أو عمل تصنيع حسب الطلب، أو رسم اتُّفق عليه في مكالمة هاتفية. فإعداد منتج لكل واحد من هذه سيملأ قائمتك بأصناف لن يختارها أحد.
يرتّب نظام هذه البنود لك: فالوصف الذي تكتبه تُكتب أوائل كلماته بأحرف كبيرة كما تُكتب الأسماء كلها، فتبقى الفاتورة مقروءة بوضوح. لكنه لن يقبل بندًا سعره صفر؛ فالبند الذي يقول إن شيئًا بيع بلا مقابل يُرفض قبل أن يُرقَّم ويُبلَّغ عنه.
متى يجب أن يكون منتجًا
ما إن تجد نفسك تكتب الوصف نفسه مرة ثانية، فالأرجح أنه يجب أن يكون منتجًا. فالمنتجات تجلب ما لا يجلبه النص الحر:
- المخزون. المنتج المبيع على فاتورة أو في نقطة البيع يُخصم من الرف. أما البند النصي فلا صنف وراءه، فلا يتحرك شيء.
- التقارير. الأكثر مبيعًا والمبيعات حسب الصنف لا تعرف إلا المنتجات. وعشرة بنود نصية للخدمة نفسها هي عشر عمليات بيع لا علاقة بينها.
- الفروع. يمكن قصر المنتج على الفروع التي تبيعه، فلا يُصدر فرع فاتورة بشيء لا يتوفر لديه.
- الاتساق. السعر ونسبة الضريبة والوصف ثابتة في كل مرة، أيًّا كان مَن يُصدر الفاتورة.
قاعدة بسيطة لفريقك
- قبل كتابة أي وصف، ابحث في قائمة المنتجات من بند الفاتورة. فإن وجدته فاختره.
- إن كان أمرًا لمرة واحدة حقًا، فاكتبه بندًا نصيًا بوصف واضح وسعر حقيقي.
- إن كتبت الشيء نفسه مرتين في شهر، فاطلب من المسؤول عن المنتجات إضافته بسعره والفروع التي يُباع فيها.
- مرة كل شهر، راجع الفواتير الأخيرة بحثًا عن بنود نصية متكررة وحوّلها إلى منتجات.
وتنطبق عادة مشابهة في نقطة البيع: إذ يستطيع الملّاك والمديرون إنشاء منتج في الحال عند نقطة البيع إن كان شيء ناقصًا، أما الكاشير فلا يبيع إلا ما هو موجود. وهذا يُبقي قائمة المنتجات بيد المسؤولين عنها.
النص الحر وسيلة للتيسير، والمنتجات سجلّ. استخدم الأول للاستثناءات والثاني لكل ما تبيعه أكثر من مرة، وسيبقى مخزونك وتقاريرك صادقين دون جهد إضافي.