بالنسبة إلى معظم المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، كانت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية تعني إصدار الفواتير إلكترونيًا مع رمز استجابة سريعة على كل فاتورة. أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، فتغيّر مَن يرى فواتيرك ومتى يراها: إذ تُوقَّع كل فاتورة وتُرسَل إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبعضها يجب اعتماده قبل أن يتسلمه عميلك.
تُدخل الهيئة المنشآت إلى المرحلة الثانية على دفعات، وتُبلغ كل منشأة قبل موعدها. وفترة الإشعار هذه هي وقتك للاستعداد، ومعظم العمل فيها ليس تقنيًا أصلًا، بل يتعلق ببيانات سليمة وعادات واضحة.
ما الذي يتغير فعلًا في المرحلة الثانية
يُعامَل نوعان من الفواتير معاملة مختلفة. الفاتورة الضريبية القياسية، وهي التي تصدرها لمنشأة أخرى مسجلة في الضريبة، تخضع للاعتماد: تذهب إلى الهيئة أولًا ولا تصبح صالحة إلا بعد عودتها مقبولة. أما الفاتورة المبسطة، وهي التي يقدمها المتجر أو مكتب الاستقبال في الفندق للمستهلك، فيتم الإبلاغ عنها بعد إصدارها خلال 24 ساعة.
كما تُوقَّع كل فاتورة بشهادة مرتبطة بمنشأتك، وتُربط الفواتير ببعضها بالتسلسل. وبعد اعتماد الفاتورة أو الإبلاغ عنها لا يمكن تعديلها لاحقًا في صمت؛ فالخطأ يُصحَّح بإشعار دائن أو مدين، لا بتغيير الأصل.
صحّح بياناتك أولًا
تُرفض معظم الفواتير لأسباب عادية: رقم مبنى ناقص، أو رقم ضريبي لعميل فيه خانة خاطئة، أو عنوان فرع لم يعد صحيحًا. صحّح هذه الأمور قبل موعد دفعتك، لا في يومه.
- اسم منشأتك ورقمها الضريبي ورقم سجلها التجاري، كما هي مسجلة تمامًا.
- عنوان وطني كامل: رقم المبنى والشارع والحي والمدينة والرمز البريدي والرقم الإضافي.
- لكل عميل من المنشآت: رقمه الضريبي وعنوانه الكامل.
- لكل فرع: هل يعمل من عنوان المنشأة أم من مقر خاص به، وهل له تسجيل مستقل.
ربط فوترتك
في نظام لا يستغرق الربط نفسه سوى دقائق. تحتاج إلى الدخول إلى بوابة فاتورة، حيث تُصدر الهيئة الرمز المؤقت الذي يربط حل الفوترة الإلكترونية بمنشأتك.
- افتح إعدادات منشأتك وطابق البيانات المذكورة أعلاه مع شهادة تسجيلك.
- سجّل الدخول إلى بوابة فاتورة وأنشئ رمز التحقق الخاص بربط حل جديد.
- في نظام، افتح إعدادات الهيئة الضريبية واختر ربط ثم أدخل الرمز قبل انتهاء صلاحيته.
- أصدر فاتورة تجريبية لعميل من المنشآت وتأكد من عودتها معتمدة، ثم فاتورة مبسطة وتأكد من الإبلاغ عنها.
- نبّه كل من يصدر الفواتير: الفاتورة بعد إصدارها نهائية.
عادات تستحق التغيير الآن
استخدم المسودات. أبقِ الفاتورة مسودة حتى يصح العميل والبنود والأسعار، لأن المسودة لا يُبلَّغ عنها ولا تُحتسب في دفاترك. وتأكد من أن لا شيء مسعّر بصفر: فالبند الذي يقول إن شيئًا بيع بلا مقابل سيُرفض، لأنه لو مرّ لرُقّم ووُقّع وأُبلغ عنه كأي بند آخر. واتفق على مَن في فريقك يحق له إصدار الفواتير، حتى تصدر المستندات النهائية من أشخاص يعرفون أنها نهائية.
تكافئ المرحلة الثانية المنشآت التي تُصدر فواتيرها بعناية أصلًا. استثمر فترة الإشعار في ترتيب سجلات عملائك وعاداتك، ويصبح الانتقال نفسه ظهيرة هادئة لا موعدًا نهائيًا مقلقًا.