أسهل طريقة لإضافة الأشخاص إلى نظام جديد هي منح الجميع صلاحيات المالك نفسها. هذا يوفر عليك ظهيرة واحدة، لكنه يكلفك لاحقًا: كاشير يستطيع رؤية الرواتب، ومدير فرع يعدّل فواتير فرع آخر، ولا أحد متأكد تمامًا مَن غيّر ماذا.
والنهج الأفضل يحتاج إلى نحو ساعة من التخطيط: حدد ما يحتاج كل نوع من الأعمال إلى رؤيته وفعله، وحدد أين يعمل كل شخص، ثم أرسل الدعوات بعد ذلك فقط.
خطط للأدوار قبل الأشخاص
ابدأ بالأعمال لا بالأسماء. ففي نظام يحصل كل زميل على دور في كل منتج يستخدمه، فتتبع الصلاحيات طبيعة العمل. وتغطي الأدوار القياسية معظم المنشآت:
- المسؤول: كل شيء عدا تغييرات الفوترة.
- المدير: يدير العمل اليومي من موظفين ومخزون ومبيعات.
- المحاسب: الفواتير وفواتير الموردين والعملاء والموردون والتقارير.
- الموظف: يُسجّل المبيعات ويضيف العملاء.
وحيث يكون الدور القياسي قريبًا من المطلوب دون أن يطابقه تمامًا، حدد بدقة ما يحق لذلك الشخص فعله. فمن يُصدر الفواتير لا يحتاج إلى رؤية الإقرار الضريبي، ومن يدير مكتب الاستقبال لا يحتاج إلى رؤية الرواتب.
اقصر الأشخاص على فروعهم
يعمل معظم الناس في موقع أو موقعين. وقصرهم على تلك الفروع ليس مسألة ثقة، بل يُبقي شاشاتهم ذات صلة وأخطاءهم محصورة. فالزميل المقصور على فرع لا يرى إلا فواتير ذلك الفرع وعروض أسعاره وضريبته ولوحة معلوماته وتقاريره. واترك قائمة الفروع فارغة فقط لمن يعمل فعلًا على مستوى المنشأة كلها، كالمدير المالي أو مدير العمليات.
إرسال الدعوات
- افتح المستخدمون والصلاحيات واختر ادعُ شخصًا.
- أدخل بريده الإلكتروني، وسيتلقى رابطًا ليعيّن كلمة مروره بنفسه.
- اختر دوره، وعدّل الخيارات إن احتاج الدور إلى ضبط أدق.
- في الفروع حدد الفروع التي يعمل فيها، أو اتركها فارغة ليصل إلى كل الفروع.
- إن لم يُرَدّ على الدعوة فاستخدم أعد الإرسال. يتوقف الرابط القديم عن العمل، فلا يصلح إلا الأحدث. واستخدم سحب الدعوة إن دعوت عنوانًا خاطئًا.
راجع الصلاحيات مع تنقّل الأشخاص
يجب أن تتغير الصلاحيات حين تتغير الأعمال. فحين ينتقل شخص إلى فرع آخر حدّث فروعه في اليوم نفسه. وحين يُرقّى أحدهم غيّر دوره بدلًا من إضافة دور ثانٍ. وحين يغادر أحدهم أزله من الفريق فورًا؛ فيبقى عمله السابق مسجلًا، لكن صلاحياته تنتهي.
وبعض الصلاحيات يستحق أن يبقى قريبًا منك. فالمالك وحده يستطيع تغيير دليل الحسابات في تطبيق الحسابات، وحساب المالك وحده يستطيع تغيير الفوترة. ويستطيع محاسبك قراءة الدفاتر من خلال دور دون أن يتمكن من إعادة ترتيبها.
كل تغيير مسجّل، فتستطيع دائمًا أن ترى مَن فعل ماذا. اجمع ذلك مع أدوار تطابق الأعمال وفروع تطابق المواقع، وسيحصل فريقك على الصلاحيات التي يحتاجها بالضبط، من اليوم الأول فصاعدًا.