يقدّم العميل 50 ريالًا نقدًا ويطلب دفع باقي فاتورة قيمتها 137 ريالًا بالبطاقة. إنه طلب عادي، لكن التعامل السيئ معه هو سبب نقص الدرج عند الإقفال دون أن يعرف أحد السبب.
ليست المشكلة في تقسيم الدفع، بل في تسجيله تخمينين. فحين تسجل نقطة البيع بدقة كيف دُفعت كل عملية، يصبح نهاية اليوم تحققًا لا تحقيقًا.
تسجيل الدفع المقسّم
في نقطة البيع في نظام يمكن دفع عملية بيع واحدة نقدًا وبالبطاقة معًا. يُدخل الكاشير المبلغ النقدي أولًا، وتسجل نقطة البيع الباقي على البطاقة، فتُحفظ العملية دفعتين مجموعهما الإجمالي، لا دفعة واحدة بطريقة خاطئة.
- أضف الأصناف وافتح الدفع كالمعتاد.
- أدخل المبلغ النقدي الذي يقدمه العميل. فإن زاد على المطلوب، حسبت نقطة البيع الباقي.
- مرّر المبلغ المتبقي عبر جهاز البطاقات وسجّله على أنه بطاقة في العملية نفسها.
- سلّم الإيصال. فهو يُظهر الدفعتين ويحمل رمز الاستجابة السريعة الخاص بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
روتين إقفال ناجح
الهدف عند الإقفال بسيط: أن يروي النقد في الدرج، وتسوية جهاز البطاقات، وأرقام نقطة البيع نفسها، القصة ذاتها. وروتين قصير يُنفَّذ بالطريقة نفسها كل يوم يوصلك إلى ذلك.
- سوِّ الطلبات المفتوحة. راجع لوحة معلومات نقطة البيع بحثًا عن طلبات ما زالت مفتوحة، واستلم دفع المنتهي منها لتظهر في متحصلات اليوم.
- اقرأ طرق الدفع. دوّن من لوحة المعلومات إجماليات اليوم للنقد والبطاقة والتحويل البنكي.
- عُدّ الدرج. اطرح مبلغ الفكة الذي بدأت به، وما يتبقى يجب أن يطابق إجمالي النقد.
- سوِّ جهاز البطاقات. يجب أن يطابق إيصال التسوية إجمالي البطاقة في لوحة المعلومات.
- اطبع تقرير اليوم بصيغة PDF واحفظه مع إيصال الجهاز.
اجعل تتبع الفروق سهلًا
امنح كل كاشير رمزه الخاص، ولا تجعل رمزًا واحدًا مشتركًا بين الورديات. فكل عملية بيع تسجل مَن نفّذها، وحين لا يتطابق رقم ترى أي شخص وأي ساعة جاء منها، بدلًا من مساءلة الفريق كله. كما تعرض لوحة المعلومات المتحصلات حسب الساعة وأفضل كاشير، وهو ما يساعدك حين تريد معرفة مصدر مال اليوم.
وإن كانت لديك عدة منضدات فخصص لكل منها نقطة بيع. فالدرج المشترك بين جهازين لا يمكن مطابقته بثقة أبدًا، أما نقاط البيع المنفصلة فلكل منها منتجاتها وتصميم إيصالها وأرقامها.
تقسيم الدفع باقٍ معنا. سجّل كل جزء كما حدث فعلًا، وأقفل اليوم بالطريقة نفسها في كل مرة، وسيتفق الدرج مع نقطة البيع في أغلب الأحيان.