عادةً ما يكون الفرع الثاني بداية جداول البيانات: ملف لمبيعات كل موقع، وآخر للمخزون، وثالث يُعدّه أحدهم في آخر الشهر ليجمعها معًا. وبحلول الفرع الرابع يقضي صاحب المنشأة الأسبوع الأول من كل شهر في مطابقة ملفات لم تُصمَّم أصلًا لتتفق.
والحل ليس جدولًا أفضل، بل إعداد المنشأة مرة واحدة، وتحديد ما يشاركه كل فرع مع المنشأة، وترك كل تقرير يقرأ من السجلات نفسها.
حدد ما يشاركه الفرع
معظم الفروع ليست منشآت مستقلة؛ فهي تعمل باسم المنشأة، وتستخدم تسجيلها الضريبي، وتطبع شعارها. وقليل منها يختلف: فرع في مركز تجاري قد يكون له عنوانه الخاص، ومنفذ امتياز قد تكون له علامته التجارية، وأحيانًا يكون الفرع مسجلًا ضريبيًا بشكل مستقل.
دوّن ذلك قبل أن تُعدّ أي شيء. أجب لكل فرع عن ثلاثة أسئلة: هل يعمل من عنوان المنشأة؟ هل يطبع شعارها؟ هل يغطيه تسجيلها الضريبي؟ وفي معظم الحالات تكون الإجابات الثلاث نعم، ولا يحتاج الفرع إلا إلى اسم.
إعداد الفروع في نظام
- أدخل بيانات منشأتك مرة واحدة في إعدادات النشاط: الاسم باللغتين، والعنوان، والرقم الضريبي ورقم السجل التجاري، والشعار. ويأخذها كل فرع ما لم تحدد غير ذلك.
- افتح الفروع وأضف كل موقع. وامنحه عنوانًا أو شعارًا أو رقمًا ضريبيًا خاصًا فقط حيث يختلف فعلًا.
- حدد لكل منتج أين يُباع. فلا تعرضه على الفاتورة وفي نقطة البيع إلا تلك الفروع، فلا يبيع فرع شيئًا لا يتوفر لديه.
- أنشئ نقطة بيع لكل منضدة أو فرع، لكل منها منتجاتها وفئاتها وتصميم إيصالها.
- عند دعوة زملائك حدد الفروع التي يعملون فيها. فلن يروا إلا فواتير تلك الفروع وعروض أسعارها وضريبتها ولوحة معلوماتها وتقاريرها.
قراءة المنشأة فرعًا فرعًا
حين يحمل كل مستند الفرع الذي صدر منه، تصبح التقارير التي كنت تبنيها يدويًا موجودة سلفًا. فالفواتير تُظهر ما فُوتر وما دُفع وما بقي مستحقًا لكل فرع. والمخزون محفوظ لكل موقع، فلا يُفرغ البيع في مكان رفًّا في مكان آخر على الورق. وفي تطبيق الحسابات يمكن قراءة كل صفحة، من دفتر اليومية حتى الميزانية العمومية، لفرع واحد أو نقطة بيع واحدة أو مبنى فندقي واحد، أو لها جميعًا معًا.
والعادة المفيدة أن تنظر إلى العرضين كليهما. فالإجمالي يخبرك كيف حال المنشأة، وعرض الفرع يخبرك أين. وقد تنمو المجموعة بنسبة 9% بينما يخسر فرع واحد بصمت، وهذا أسهل كثيرًا في الرؤية حين لا تنتظر أحدًا ليدمج الملفات.
حين يُغلق فرع أو ينتقل
احتفظ بالتاريخ. فالفرع الذي ينتقل إلى مقر جديد يحتاج إلى عنوان جديد لا إلى فرع جديد، لتبقى مبيعاته السابقة معه. والفرع الذي يُغلق يكفي أن يتوقف استخدامه، لتبقى مستنداته في الدفاتر عن الفترات التي عمل فيها.
جداول البيانات طريقة جيدة لبدء متجر واحد. أما مع عدة فروع، فالوقت الذي تستهلكه أولى أن يُصرف في إدارة الفروع نفسها.